Nebenkostenabrechnung prüfen: Was muss ich als Mieter beachten?

Nicht selten ist das Streitthema zwischen Vermieter und Mietern die jährlich ins Haus flatternde Nebenkostenabrechnung. Insbesondere, wenn diese besonders hoch ausfällt, werden Mieter misstrauisch. Zwar stellt sich für viele Mieter die Nebenkostenabrechnung auf den ersten Blick als eine Wissenschaft für sich dar. Doch es lässt sich bereits anhand einiger simpler Schritte überprüfen, ob sich in die Nebenkostenabrechnung Fehler eingeschlichen haben.

1. Hat dein Vermieter die Fristen beachtet?

Als Mieter solltest du immer zuerst schauen, ob dein Vermieter alle Fristen beachtet hat. Denn spätestens ein Jahr nach dem Ende des Abrechnungszeitraums muss die Betriebskostenabrechnung beim Mieter sein. Sobald dein Vermieter diese Frist versäumt hat, kann er auch keine Nachforderungen mehr geltend machen.

Beispiel: Eine Abrechnung für den Zeitraum vom 1. Januar 2018 bis zum 31. Dezember 2018 muss dem Mieter spätestens am 31. Dezember 2019 zugegangen sein.

Die Ausrede „Die Post ist schuld“ gilt hier nicht. Wenn dein Vermieter behauptet, er habe die Nebenkostenabrechnung zwar rechtzeitig zur Post gebracht und sie sei nur zu spät bei dir angekommen, ist sie dennoch unwirksam.

Ergibt sich bei der verspäteten Abrechnung für dich allerdings ein Guthaben und keine Nachzahlung, muss der Vermieter dieses trotzdem auszahlen, obwohl die einjährige Frist bereits abgelaufen ist.

2. Wurde der richtige Zeitraum abgerechnet?

In der Regel muss die Abrechnung zwölf Monate umfassen, um gültig zu sein. Ein längerer Zeitraum als zwölf Monate darf also nicht abgerechnet werden. Das würde die Nebenkostenabrechnung ungültig machen.

Ein kürzerer Abrechnungszeitraum ist allerdings möglich, wenn nach Kalenderjahr abgerechnet wird und ein Mieter zum Beispiel erst im September eingezogen ist.

3. Sind alle vorgeschriebenen Angaben in der Abrechnung aufgeführt?

Dein Vermieter ist verpflichtet, folgende Angaben in der Nebenkostenabrechnung zu machen:

Abrechnungszeitraum: Wenn du schon mindestens ein Jahr in der Wohnung wohnst, ist der Abrechnungszeitraum das entsprechende Kalenderjahr. Bist du erst während des Jahres eingezogen, läuft er von Mietbeginn bis zum Ende des Jahres.
Erläuterung des Umlageschlüssels: Bei einigen Posten wird nach Verbrauch abgerechnet, bei anderen wiederum werden die Gesamtkosten auf die Wohnfläche umgelegt oder aber die Anzahl der Bewohner wird als Umlageschlüssel gewählt. Der verwendete Umlageschlüssel muss Ihrem Mietvertrag entsprechen. Findest du im Mietvertrag dazu keine Angaben, werden die Nebenkosten immer auf die gemieteten Quadratmeter umgelegt.
Aufstellung der Gesamtkosten: Der Vermieter muss die einzelnen Kostenpositionen nachvollziehbar angeben, zum Beispiel Wasser, Abwasser, Beleuchtung oder Hausmeister.
Berechnung des Mieteranteils: Von den Gesamtkosten des Hauses brauchst du nur einen gewissen Anteil zahlen. Dieser Anteil muss aus der Abrechnung deutlich erkennbar sein.
Verrechnung der Vorauszahlungen: Deine Vorauszahlungen müssen angegeben und von dem Anteil abgezogen werden, den du insgesamt zahlen musst.
Summe der Rückzahlung oder Nachzahlung: Es muss in der Abrechnung stehen, wie viel du nachzahlen musst oder wie viel Geld du zurückbekommst.

4. Welche Nebenkosten sind umlagefähig?

Nebenkosten sind nur dann umlagefähig, wenn dein Vermieter dies mit dir vertraglich vereinbart hat. Dabei muss Vermieter im Mietvertrag nicht sämtliche Kosten aufzählen: mit dem Begriff „Betriebskosten“ sind die gängigen umlagefähigen Nebenkosten ausreichend genannt.

In der Betriebskostenverordnung werden die umlagefähigen Nebenkosten, insgesamt 17 Posten, genau aufgeführt:

Grundsteuer: Die Grundsteuer fällt unter die „laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks“ und ist somit umlagefähig.
Betriebskosten eines Fahrstuhls: Die Kosten für den Betrieb, die Wartung und Überwachung eines Aufzugs sowie regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen dürfen Vermieter auf ihre Mieter umlegen. Reparaturkosten zählen hingegen nicht zu den Betriebskosten und dürfen dementsprechend nicht in der Nebenkostenabrechnung auftauchen.
Müllbeseitigungskosten und Straßenreinigung: Die Gebühren für die Straßenreinigung und Abfallentsorgung sowie sämtliche Kosten, die damit verbunden sind, können in der Nebenkostenabrechnung aufgeführt werden. Beauftragt der Vermieter im Winter einen Streudienst darf er auch die Kosten dafür abrechnen.
Gebäudereinigung: Reinigungskosten können, wenn die Reinigung regelmäßig erfolgt, abgerechnet werden. Einmalige Sonderreinigungen, etwa nach Handwerksarbeiten im Haus gehören nicht dazu.
Gartenpflege: Selbst wenn Mieter kein Benutzungsrecht am Garten haben, schließt das die Umlage der Betriebskosten nicht aus.
Waschraum: Die Kosten für den Betrieb einer gemeinschaftlichen Waschküche sind umlagefähig. Kosten für Strom-, Wartungs- und Reinigungskosten der Waschmaschinen und Trockner müssen alle Mieter anteilig tragen, unabhängig davon, ob sie die Einrichtung tatsächlich nutzen oder nicht.
Beleuchtungskosten: Stromkosten, die durch die Beleuchtung der gemeinschaftlich genutzten Flächen und Räume entstehen, fallen unter die umlagefähigen Betriebskosten.
Kosten für die Entwässerung: Ist die Position Niederschlagswassergebühr, auch Oberflächenentwässerung genannt, im Mietvertrag nicht ausdrücklich erwähnt, so kann deine Vermieter diese nicht umlegen. Er darf sie auch nicht bei den Abwasserkosten abrechnen.
Versicherungsbeiträge: Zu den umlagefähigen Versicherungskosten zählen die Gebäudeversicherung, Glasversicherung sowie bestimmte Haftpflichtversicherungen (Haus- und Grundbesitzer Haftpflicht, Öltank und Aufzug). Nicht umlagefähig ist eine Mietausfallversicherung oder eine Rechtsschutzversicherung.
Heizung und Warmwasser: Heizkosten und Warmwasserkosten muss der Vermieter nach Verbrauch abrechnen. Wenn der tatsächliche Verbrauch in deiner Abrechnung nicht angegeben ist, ist diese fehlerhaft. Du hast dann das Recht, die Heiz- und Warmwasserkosten um 15 Prozent zu kürzen. Auch der Betrieb von verbundenen Heizungs- und Warmwasser-Versorgungsanlagen können als umlagefähige Ausgabe in der Abrechnung aufgeführt werden.
Kaltwasser: Im Gegensatz zu den Kosten für warmes Wasser, können Vermieter die Kosten für Kaltwasser vollständig anteilsmäßig auf alle Mieter umlegen. Individuell sollte dann abgerechnet werden, wenn die einzelnen Wohnungen über eigene Wasseruhren verfügen.
Kosten für die Schornsteinreinigung: Als regelmäßige Ausgabe dürfen auch die Kosten für den Schornsteinfeger in der Nebenkostenabrechnung aufgeführt werden.
Kosten für den Hausmeister: Dazu zählen die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer dem Hausmeister für seine Arbeit gewährt. Allerdings kann dein Vermieter nicht alle Kosten umlegen. Repariert der Hausmeister etwas einmalig am Haus, musst du als Mieter diesen Anteil nicht zahlen.
Kosten für Kabelanschluss: Hat ein Vermieter Ausgaben für Betriebsstrom, Wartung und Einstellung solcher Anlagen sowie Grundgebühren für den Kabelanschluss, kann er diese den Mietern in Rechnung stellen.
Kosten für Dachrinnenreinigung: Allerdings können die Kosten nur umgelegt werden, wenn die Reinigung in regelmäßigen Abständen erfolgt. Bei einer einmaligen Reinigung aufgrund einer Verstopfung, kann der Vermieter diese Kosten nicht geltend machen.

5. Welche Kosten sind nicht umlagefähig?

Als Faustformel gilt, dass Kosten, die nur einmalig anfallen, vom Vermieter zu tragen sind. Dazu kommen noch weitere Ausgabeposten, die ein Vermieter grundsätzlich allein schultern muss:

Verwaltungskosten: Für das Grundstück erforderliche Verwaltungskosten nicht auf den Vermieter umgelegt werden, auch nicht die dazu erforderlichen Arbeitskräfte oder die vom Vermieter selbst geleistete Verwaltungsarbeit.
Kosten durch Leerstand: Dein Vermieter hat das Risiko und die Kosten eines Leerstands zu tragen. Werden die Nebenkosten nach Anteil der Wohnfläche abgerechnet, dürfen die durch den Leerstand entstandenen Kosten nicht auf die Mieter umgelegt werden.
Reparaturkosten an Haus oder Wohnung
Sonstige Kosten: Ohne eine nähere Erläuterung deines Vermieters, was sich hinter den sonstigen Kosten verbirgt, musst du diese zunächst nicht zahlen.

6. Einsicht in Belege fordern.

Wenn du das Gefühlt hast, dass einzelne Positionen in der Nebenkostenabrechnung sehr hoch berechnet wurden, kannst du deinen Vermieter auffordern, dir Einsicht in die Rechnungsbelege zu gestatten. Darauf hast du einen Anspruch. Allerdings muss dein Vermieter dir die Belege nicht zuschicken oder eine Kopie zur Verfügung stellen. Eine Ausnahme gilt nur dann, wenn der Sitz deines Vermieters sehr weit entfernt ist.

Verweigert der Vermieter die Einsicht in die Belege, hat der Mieter das Recht, die laufenden Nebenkostenvorauszahlungen zunächst einzubehalten.

7. Einwendungen geltend machen.

Als Mieter hast du ab dem Zugang einer formell ordnungsgemäßen Nebenkostenabrechnung nur ein Jahr Zeit deine Einwendungen geltend zu machen. Erhebe daher deine Einwendungen so früh wie möglich, um keine Ansprüche zu verlieren.